Un travail portable? Réduire la paperasse!

Lorsque l’on travaille en tant qu’indépendant, on est aussi administrateur, secrétaire, archiviste… entre autres! Mine de rien, tout cela amène rapidement à une certaine quantité de paperasse accumulée (contrats, factures, fiches horaire, documents fournis par les clients, récépissés pour les impôts, etc).

Il est évident que posséder une collection d’immenses classeurs et être un voyageur nomade ne vont pas forcément de pair. Voici quelques démarches entreprises pour en réduire la quantité, sans éliminer totalement pour autant ces indispensables sources d’information.

Effectuer ses paiements en ligne

Vous gérez encore vos paiements aux guichets postaux/bancaires? Il est alors plus que temps de passer à l’e-banking.

Outre le fait de ne plus avoir à se déplacer pour ses paiements, vous gardez une trace digitale de vos paiements sans accumuler les récépissés. Et surtout, vous avez accès à vos comptes depuis l’étranger, ce qui vous permet d’effectuer simplement les éventuels paiements issus de votre pays d’origine.

Informatiser tout ce qui est possible

De plus en plus d’entreprises proposent des systèmes de facturation en ligne. C’est à mon sens une excellente initiative que d’y adhérer au plus vite. Cela évite:

• de consommer du papier inutilement
• de perdre du courrier car vous avez changé de domicile et que les factures ne savent plus où arriver (surtout si vous n’adoptez pas un domicile fixe sur place)
• d’archiver simplement les factures informatisées (en général en PDF) que vous aurez reçues

Informatiser/Archiver les documents importants

Pour les documents obtenus au cours de votre voyage. Il y a plusieurs solutions…

• Scanner.
  Acquérir une imprimante multifonction (avec scanner, donc) bon marché à chaque nouvelle destination.
  On en trouve pour 100-200CHF. C’est certes un investissement et il faut en avoir la possibilité. De plus, si l’on a choisi de se balader dans le pays et de ne pas avoir de domicile fixe, c’est difficilement envisageable.
• Scanner.
  Trouver sur place une imprimerie ou autre commerce proposant le scanner comme service. Alternative sans doute moins coûteuse, mais peut-être difficile à trouver dans certaines circonstances de vie.
• Photographier les documents avec son appareil photo.
  La qualité ne sera pas forcément excellente, mais à défaut d’une multifonction (surtout si on ne choisit pas un domicile fixe pendant son voyage), l’appareil photo prend facilement place dans les bagages et ne coûte rien de plus.
• Envoyer (ou faire parvenir directement) les documents par courrier postal à un ami ou membre de la famille (voire à un assistant personnel).
  C’est à mon avis essentiel pour toutes les choses qu’on ne peut pas se permettre de simplement scanner/détruire (comme les contrats, par exemple) et qu’on ne veut pas endommager au cours du voyage.

Gérer le courrier entrant

Pour tout le courrier et les factures qui doivent vous arrivez par la poste, il est utile, si vous n’avez plus de domicile fixe, de le rediriger au domicile d’un ami/parent ou assistant personnel, disposé à le lire, trier afin de ne conserver que le nécessaire et archiver.

Si vous n’avez personne à disposition pour consulter votre courrier, il existe une alternative (payante): des services comme EarthClassMail qui réceptionnent et scannent pour vous le courrier reçu dans votre pays d’origine.

Je n’ai pas encore réellement résolu la question de l’adresse postale. Qu’advient-il lorsque l’on n’a plus de domicile personnel dans son pays d’origine mais que l’on continue à en être citoyen? Comment gérer les rapports aux services nationaux et aux entreprises dudit pays sans adresse? L’idée de donner l’adresse d’un parent semble la plus proche de la simplicité, cependant, sauf si l’on n’a pas de famille au pays…

Moins de paperasse = aussi plus de temps libre ;) Paris, 2008.